菜鸟ACCESS学习日记(连载)
时间：2009-12-27
来源：互联网
下面是本人的学习日记。当有一些新的认识或体会时，就写在本贴中。本人在ACCESS方面，是一只笨菜鸟，希望大家不要见笑。如果理解有不对之处，也请大家帮忙指出呀！
谢谢了！
[ 本帖最后由 aliceshum 于 2009-12-27 14:35 编辑 ]
作者: aliceshum 发布时间: 2009-12-27
今天发现，ACCESS与EXCEL，互相之间居然都可以进行复制粘贴！这真是一个好消息！大大方便了工作！（考虑到公司数据多，直接在EXCEL中做数据透视，会出现假死机。本人尝试，每次把EXCEL新产生的数据行进行复制，粘贴追加到ACCESS表中；然后，在ACCESS中利用查询，做初步汇总；然后，再把汇总的查询复制到EXCEL中，进行数据透视。这样，最后出现在EXCEL中的数据源，数据就大大减少了，一般为原来的十分之一）
还发现，在ACCESS中，做数据透视，居然也有类似“增加计算字段”“组合”这样的功能，只是叫法，与EXCEL中不同而已。这又是一个好消息，也许，当对美观的要求不高时，数据透视，或者可以考虑直接在ACCESS中进行。
作者: aliceshum 发布时间: 2009-12-27
对ACCESS中查询的理解：
1、有点象EXCEL中的分类汇总，但比它进步得多，体现在：
A：查询不用对数据源排序；分类汇总必须排序
B：查询，当数据源变化时，可以同步更新；分类汇总无此功能
C：查询，可以根据多条件分类汇总；分类汇总，只能根据一个条件分类汇总
D：查询，不影响数据源，查询的结果，可以拿来做其他分析的数据源；分类汇总，多了“汇总”行，一般只能做结果，不能再做其他分析的数据源。
2、又有点象EXCEL中的数据透视表，但又不如数据透视表灵活，体现在：
查询，就象只有行字段，没有列字段，页字段的数据透视表。（如果用交互透视，又象限制行字段只有3个，列字段只有一个，而没有页字段的数据透视表）
综上理解，本人以为，查询，适合做简单的汇总统计，并为进一步的统计分析提供数据源。
[ 本帖最后由 aliceshum 于 2009-12-27 15:00 编辑 ]
作者: aliceshum 发布时间: 2009-12-27
查询中的条件设置，有点象EXCEL中的高级筛选，同行是“与”，不同行是“或”。但又有不同：
高级筛选中，同一字段可以出现多次，比如：
日期 日期 客户
>=2009-10-1 <=2009-11-30 中国联通
查询中，一个字段只能出现一次，如果要对此字段设两个以上条件，必须用其他方式表达，比如上例，应改为：
日期 客户
between #2009-10-1# and #2009-11-30# 中国联通
[ 本帖最后由 aliceshum 于 2009-12-27 14:57 编辑 ]
作者: aliceshum 发布时间: 2009-12-27
作者: zhc19620430 发布时间: 2009-12-27
作者: aliceshum 发布时间: 2009-12-27
也就是说,ACCESS的表与表之间有关联的字段,关联的字段间存在一对一,一对多的关系.
比如:
员工表中有字段:
员工编号 员工名
工资表中有字段:
自动编号 员工编号 月份 工资额
这个"员工编号"是主键,在员工表中有唯一性,不同的记录中不能有相同的员工编号。
但在工资表中在多个记录中可以存在相同的“员工编号”。
所以,员工表与工资表存在一对多的关系. 员工表是"一"的一方,工资表是"多"的一方.
学习ACCESS类的所谓关系型数据库，这是要点。
[ 本帖最后由 pgwq 于 2009-12-27 15:32 编辑 ]
附件
表的关系.JPG(64.18 KB)
2009-12-27 15:31
lizi.rar(6.94 KB)
2009-12-27 15:32, 下载次数: 69
作者: pgwq 发布时间: 2009-12-27
谢谢分享. 作者: aliceshum 发布时间: 2009-12-27
在ACCESS查询中，表示日期时，前后要加"#"，才能被识别。今天没注意这个问题，折腾了半天，就错在没用"#"上。
实例是这样的：
我想做一个查询，里面要加一个字段：“期间”
这个期间取值为：
当日期<=2009-11-30,就为“~20091130”
当日期>2009-11-30,就为日期本身。
开始，我这样设表达式，结果提示错误；
然后，改成这样，设计视图倒是没提示错误，可是返回数据表视图时就出现错误了；
直到最后，用了"＃"，才OK。
[ 本帖最后由 aliceshum 于 2009-12-27 16:48 编辑 ]
作者: aliceshum 发布时间: 2009-12-27
作者: qwbdl 发布时间: 2009-12-28
作者: ihtfngfi 发布时间: 2009-12-29
作者: sevensmile 发布时间: 2009-12-29
作者: fiki2000 发布时间: 2009-12-30
今天继续学习ACCESS。
在对表进行筛选过程中，要设条件时，发现，要表示包含XX时，LIKE的通配符要用*,而不是%。
比如，要筛选“客户名称”字段中包含“行政部”的，条件应设为"like *'行政部*'"，如下图：
开始不知道，反复试了like "行政部" ，like"%行政部%"，都不行。呵呵。
在用ACCESS进行筛选的过程中，也发现，筛选时不象EXCEL那么直观，每个字段都有个下拉箭头，可以方便地筛选。当你不太清楚，这个字段都有哪些值时（比如，备注的内容就千变万化)利用它来做筛选就不太容易。
20100102补充:
但ACCESS的筛选也有优点, 根据这个图标 ，一眼就可以看出, 数据是否被筛选过, 并且可以方便点击一下这个图标,快捷地取消筛选. 而EXCEL中, 根本无法通过这个图标 , 判断是否已对数据进行了筛选, 而想取消筛选, 还得"数据--筛选--全部显示"，不如ACCESS快捷。
今天试验，刚发现，在筛选中，要筛选不包含“XX”的数据，只要把LIKE改成NOT LIKE就行了，真是方便呀。比如，不包含“样品”，就在条件行输入
即可。
[ 本帖最后由 aliceshum 于 2010-9-17 14:37 编辑 ]
作者: aliceshum 发布时间: 2010-01-01
作者: bibisin 发布时间: 2010-01-01
关于“表关系”的设置
我有两个表:
A表包含"省份""客户名"及其他销售信息字段
B表包含"省份""客户名""区域"三个字段.
现在,我想将B表的"区域"字段,用关系引到A表中.但是,不同"省份"的"客户名"可能有重复,
而同一省份的"客户名"就没有重复。如图：
所以,必须是"省份""客户名"都相同,才能确定唯一的客户,去对应区域.
开始, 我以为要设“复合主键”什么的，弄来弄去都不行。后来请教了别人，才知道，原来，只要在查询时，同时设置“省份”对应“省份”，“客户名”对应“客户名”即可。如图：
还要记得，设置一下“关系”的联接属性：
这样，才能保证，“客户销售表”中所有数据都被包含在里面。
最后的结果如图：
这个设置“表关系”的功能是十分有用的，可以大大减少我们的工作量。比如，我们有两个表，A表是所有产品的销售信息；B表是所有单个产品本身的信息，可能包括产品代码，名称，规格，单位，单价等等。那么，有了B表，我们在A表中，可以只输每个产品的代码，至于“名称，规格，单位，单价”等等，都可以不输了，用“表关系”引过去即可。是不是很省力呢？
它其实，有点类似于我们在EXCEL中的VLOOKUP，但又有不同：
1、VLOOKUP有时不小心，就会出错（比如，查找区域忘记用绝对引用加$；比如，第四个参数该用0是没用0；比如，查找值与查找区域第一列数字类型不一致。。。）而这个“表关系”一旦设好了，就很顺利。
2、另外，用VLOOKUP，当有新数据时，还得执行“公式下拉”这一步；而“表关系”一旦设好，表一变，查询跟着自动更新。
3、正如VAT会员说的，用EXCEL时，常常是把数据、分析和展示混到一起了，无法防止对原始数据的有意无意间的变动，而在EXCEL中用VLOOKUP时，当然也不例外，其实公式与表现形式在同一单元格中，有时，可能手不小心就动到，把公式改了，出错了都不知道，；而用ACCESS中的表关系，数据和展示相分离，极少会有不小心改动的情况出现。
[ 本帖最后由 aliceshum 于 2010-1-2 11:42 编辑 ]
作者: aliceshum 发布时间: 2010-01-02
ACCESS查询中,使用日期函数
因为要做库存日动态表，显示每天各产品的出库，入库数。 我这样设计，一般只表现近一个月来每天的出库，入库数，一个月前的，通通用“开业至09XXXX”表示。开始，我在查询中，这样设置：
结果日期是这样的，
导到EXCEL后，做数据透视表，不能自动按日期顺序排序（2009-12-2和2009-12-8居然排在2009-12-11的后面）
后来，改了一下设置，让日期都显示完整的八位数
这回再导到EXCEL中，做数据透视表，它就听话地按日期排序了！
[ 本帖最后由 aliceshum 于 2010-1-2 11:54 编辑 ]
作者: aliceshum 发布时间: 2010-01-02
设"表关系"时，注意有个联接键，必须唯一。
今天我就出错了.。是这样的：
我有两个ACCESS表，A表记录产品的出入库情况；B表记录每个单个产品的信息，包括产品代码，品名，规格，单位等。然后，我做查询，用产品代码作为两表的联接键，把B表中的品名，规格，单位等信息，引到A表中。（联接属性，设为“包括A表所有记录，和B表中联接字段相等的记录”）
结果不对：A表只有2000行，但查询出来的结果，为2096行。我反复地检查，看不出哪里错了；删掉查询，重做一次，仍然如此。这时，想到，有可能是B表的“产品代码”有重复记录。于是，导出到EXCEL中，用COUNTIF一查，果然，有四个产品重复。删掉后，再重新查询，这回终于对了！
所以，在做表关系时，要注意，做联接键的那个字段，值不能重复。（因本人是菜鸟，现在还不知道，要怎么限制重复。好象是在设表字段属性那里，“索引”选“有，无重复”可以吧，呵呵。再学习。）
(对ACCESS查询不熟的时候, 只好多用用笨办法, 查询后,对比一下查询结果的行数,与原表的行数是否一致了.
)[ 本帖最后由 aliceshum 于 2010-1-2 14:19 编辑 ]
作者: aliceshum 发布时间: 2010-01-02
详见:
关系型数据库必须遵循的三个完整性规则
[ 本帖最后由 pgwq 于 2010-1-2 18:25 编辑 ]
作者: pgwq 发布时间: 2010-01-02
总觉得EXCEL的筛选比ACCESS更方便(当然, 如15楼所说, 在筛选方面, ACCESS也有个优于EXCEL的地方, 就是, 一眼可以看出, 当前数据是否被筛选过, 而在EXCEL中, 是看不出来的). 今天, 又学会了ACCESS中的部分筛选方法.
EXCEL自定义筛选中的"始于1""止于1""并非起始于1""并非结束于1",来到ACCESS后,对应:
like"1*"
like"*1"
not like"1*"
not like"*1"
作者: aliceshum 发布时间: 2010-01-07
作者: lfue 发布时间: 2010-01-19
作者: purpledragoon 发布时间: 2010-01-20
今天做一个查询求和时, 因为有空格, 出了错; 后来, 请教了别人, 用了NZ函数, 才得出正确的结果.
原表如下图:
一\ 当这样设查询条件时:
结果是错的, 如下(可以看到, 第二,第三行"全天"列均错):
二\当加了"NZ"函数后:
得出了正确的结果.
那为什么呢? 本人理解:在ACCESS中, 空格和数值相加, 是不允许的, 所以结果为空; 而NZ的功能, 就是把空格变成0, 那么, 0就可以和数值相加了.
NZ, 可能是NULL ZERO的缩写吧. 从NULL(空格)到ZERO(0), 我是这样记的. 呵呵.
[ 本帖最后由 aliceshum 于 2010-2-4 23:46 编辑 ]
作者: aliceshum 发布时间: 2010-02-04
作者: 安贤 发布时间: 2010-02-05
作者: ymh282 发布时间: 2010-02-17
作者: hyhhh 发布时间: 2010-02-18
作者: b2k4 发布时间: 2010-02-19
哈哈......实际ACCESS就是我们常说的数据库管理系统（DataBase Management System，DBMS），它比Execl存储数据量大，易于开发，但也存在使用上的不方便和不灵活。我也是刚学习，认识比较潜伏吧，说的不对还请大家包涵。
首先，你要开发你的模块时必须先做个模型（实际Excel也一样）。所谓模型就是说你要做什么，需要达到什么目的和效果，勾勒出自己草图来。根据这个模型，你就可以做出你的关系数据库。
[ 本帖最后由 zhc19620430 于 2010-2-19 11:16 编辑 ]
作者: zhc19620430 发布时间: 2010-02-19
作者: liechun1983 发布时间: 2010-02-19
作者: sonjab 发布时间: 2010-02-20
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